Automatisation
RPA : quels processus automatiser en premier ?
Les robots logiciels prennent en charge les tâches répétitives sur vos applications. Voici comment repérer les bons candidats et éviter les projets qui déçoivent.
BigMind ·
La RPA (Robotic Process Automation) consiste à confier à un robot logiciel les actions qu'un collaborateur répète chaque jour sur son ordinateur : ouvrir une application, copier une donnée, la saisir ailleurs, générer un rapport. Le robot travaille sur vos applications existantes, comme le ferait un utilisateur, sans les modifier.
Les bons candidats
Un processus se prête bien à la RPA lorsqu'il est :
- répétitif et réalisé souvent ;
- fondé sur des règles claires, sans jugement complexe ;
- stable : les écrans et les étapes changent rarement ;
- numérique de bout en bout, ou presque ;
- chronophage pour des équipes qui ont mieux à faire.
Des exemples par métier
- Finance : saisie de factures fournisseurs, rapprochements bancaires, relances.
- Ressources humaines : création des dossiers à l'arrivée d'un collaborateur, mise à jour des fiches.
- Service client : tri des demandes, mise à jour des tickets, réponses types.
- IT : création de comptes, réinitialisations, extraction de rapports.
- Achats et logistique : saisie de commandes, suivi des livraisons fournisseurs.
Un robot logiciel au travail
Les pièges à éviter
Automatiser un processus mal conçu revient à produire plus vite des erreurs. Avant de développer un robot, simplifiez le processus. Méfiez-vous aussi des applications qui changent souvent d'interface : chaque modification peut casser le robot. Enfin, prévoyez qui surveille les robots et qui intervient en cas d'échec.
Gouverner les robots
Au-delà des premiers robots, quelques règles évitent les dérives :
- des identifiants stockés dans un coffre-fort, jamais dans le script du robot ;
- un compte dédié par robot, avec les seuls droits nécessaires, pour tracer qui a fait quoi ;
- un choix clair entre robots assistés (lancés par un collaborateur) et robots autonomes (planifiés sur un serveur) ;
- une gestion des changements : toute évolution d'une application métier doit être signalée à l'équipe qui maintient les robots.
RPA et intelligence artificielle
Seule, la RPA traite des données structurées. Associée à l'IA, elle va plus loin : lecture de factures ou de formulaires, compréhension d'un e-mail, classement de documents. On parle parfois d'automatisation intelligente. C'est souvent là que se trouvent les gains les plus intéressants.
Quels outils ?
Microsoft Power Automate, UiPath, Automation Anywhere ou Blue Prism sont parmi les plateformes les plus répandues. Si vous utilisez déjà Microsoft 365, Power Automate est souvent un point de départ naturel. Pour des volumes importants ou des besoins avancés, les autres plateformes méritent d'être comparées.
BigMind identifie avec vous les processus à automatiser, conçoit et maintient les robots logiciels. Un premier atelier suffit pour repérer les meilleurs candidats.
