Collaboration
Salles de réunion hybrides : bien les équiper pour des réunions réussies
Caméra, son, écran, plateforme : les choix qui font qu'un participant à distance entend, voit et participe comme s'il était dans la salle.
BigMind ·
Avec le travail hybride, la plupart des réunions mêlent participants sur place et à distance. Or une salle mal équipée crée deux catégories de participants : ceux qui sont dans la pièce, et ceux qui entendent mal, voient un mur et peinent à prendre la parole.
Le son avant tout
Une image moyenne se tolère, un son médiocre rend la réunion pénible. Les micros doivent couvrir toute la table, éliminer l'écho et les bruits de fond. Dans les grandes salles, plusieurs micros répartis ou des micros de plafond donnent de bien meilleurs résultats qu'un seul équipement posé en bout de table.
Une caméra adaptée à la pièce
- Petites salles : une barre de visioconférence tout-en-un suffit souvent.
- Salles moyennes : une caméra à grand angle avec cadrage automatique des participants.
- Grandes salles : plusieurs caméras ou une caméra qui suit la personne qui parle.
Une salle de réunion hybride
Le bon écran au bon endroit
L'écran doit être lisible depuis toutes les places, avec une taille proportionnée à la pièce. Deux écrans sont utiles dans les grandes salles : l'un pour les participants distants, l'autre pour le contenu partagé.
Une plateforme et un démarrage en un geste
Microsoft Teams Rooms, Webex ou Zoom Rooms : le choix dépend de l'outil déjà utilisé dans l'entreprise. L'essentiel est que la réunion démarre en un seul geste depuis le contrôleur de la salle, sans câble à chercher ni réglage à faire.
Penser au réseau et à la gestion
Les équipements de visioconférence ont besoin d'un réseau stable, d'une qualité de service adaptée et d'une gestion centralisée pour les mises à jour et la supervision. Une salle en panne doit pouvoir être détectée avant la prochaine réunion.
Les points techniques à ne pas oublier
- Des équipements certifiés pour la plateforme retenue (Teams Rooms, Webex, Zoom Rooms), pour garantir la compatibilité et les mises à jour.
- Une qualité de service sur le réseau : marquage DSCP des flux (par exemple EF pour l'audio et AF41 pour la vidéo) et priorité respectée de bout en bout.
- Le traitement acoustique de la salle : une pièce trop réverbérante dégrade le son plus sûrement qu'un micro d'entrée de gamme.
Standardiser
Définir deux ou trois modèles de salles selon leur taille simplifie le déploiement, la formation des utilisateurs et la maintenance.
BigMind conçoit et équipe vos salles de réunion, intègre la plateforme de votre choix et assure leur suivi. Un audit de vos salles permet de prioriser les améliorations.
